Igapäevane e-kirja stress

email

2010. aastal juhtis üks New York Times’i artikkel tähelepanu analoogiale zombide ja e-kirjade vahel: sa võid neid lõputult tappa (või kustutada), kuid nad tulevad sellegi poolest üha uuesti ja uuesti, sest kontoritöötajate jaoks on e-kirjavahetusest saanud tänaseks üks peamisi töövahendeid. Paljud inimesed alustavadki oma päeva postkasti saabunud kirjade läbivaatamise ja nendele vastamisega. Kuid kas pidev ühenduses olemine on alati kasulik? Uuringud näitavad, et e-kirjadel on oma varjuküljed.

Kui California Ülikooli uurija Gloria Mark mõõtis USA armee tsiviiltöötajate südamelöökide sagedust, avastas ta, et e-kirjade lugemine oli tööstressi peamine tekitaja. Peale seda, kui töötajatel polnud katse korras 5 päeva juurdepääsu postkastile, langes südamelöökide sagedus märgatavalt. Katses osalenud töötajad kinnitasid, et ilma e-kirjadeta tundsid nad palju suuremat kontrolli oma töö üle. Mark järeldas, et stressi allikaks on kehtivad sotsiaalsed normid, mis dikteerivad, et saadud kirjadele vastatakse kiiresti. Leidub ettevõtteid, kus eeldatakse, et saadetud kirjale vastatakse esimesel võimalusel. Täiesti arusaadav, et sellised ootused tekitavad stressi.

Kuid stressitaseme alanemise peapõhjus ei peitu siiski juurdepääsu puudumises postkastile. Uurija arvates tulenes madalam stressitase hoopis sellest, et e-kirjade saatmise asemel suhtlesid töötajad omavahel rohkem näost näkku. Tundub, et sellised firmad nagu Prantsuse digitaalteenuseid pakkuv firma Atos (harukontorid 66 riigis, ligi 86.000 töötajat, 2014. aasta käive 9 miljonit eurot) või USA tarkvarafirma Menlo Innovations teevad midagi õieti, kui on firmasisese e-kirja saatmise täielikult ära keelanud. Selle asemel kasutatakse kas otsesuhtlust või alternatiivset suhtlustarkvara.

Kuid e-kirjade puhul on oluline veel üks nüanss. Nimelt katkestab postkasti saabunud kiri automaatselt keskendumise käsilolevale ülesandele. Uuringud on näidanud, et töö katkestamine nii lühikeseks ajaks kui 2,8 sekundit on piisav, et vigade arvu rohkem kui kahekordistada. Selleks, et saavutada jälle täielik keskendumine ülesandele, läheb vaja tervelt 23 minutit ja arvestades, et kontoritöötaja kontrollib oma postkasti saabunud kirjavahetust keskmiselt 74 korda päevas (ehk 9 korda tunnis keskmise 8-tunnise tööpäeva jooksul), näeme, kui suur osa meie tööst on väheviljakas ja vigaderohke. Ja seda päevast päeva.

Samal ajal räägib meie sisetunne vastupidisest. Vastates lugematule arvule e-kirjadele, tunneme, justkui oleksime me töötanud ääretult viljakalt. Kuid mulje efektiivsusest võib osutuda petlikuks. Gloria Mark leidis, et kui käsilolevas töös tekkis katkestus, lülitus 44% töötajatest mõne teise tööülesande peale üle ja seda sõltumata sellest, kas eelmine ülesanne oli lõpetatud või mitte.

Nagu selgus, inimeste produktiivsus kasvab, kui postkast ei ole pidevalt lahti. Kuna e-kirjade uputus on tõsine probleem pea igal pool, siis on selle leevendamiseks katsetatud mitmeid erinevaid viise. Näiteks Prantsusmaal on ametiühingud jõudnud osade ettevõtetega kokkuleppele, et pärast kella 6 õhtul võivad töötajate telefonid olla välja lülitatud ning inimesed ei pea kontrollima postkasti saabunud kirjavahetust.

Saksa autotootja Volkswageni meiliserverid on seadistatud nii, et 30 minutit enne töötaja vahetuse algust ja 30 minutit pärast selle lõppu töötajale e-posti ei saadeta. Daimleri autotehases juurutati aga poliitika, et puhkusel viibivale töötajale e-kirju ei edastata. Ja mitte ainult ei edastata, vaid kõik töötaja postkasti saabuvad kirjad kustutakse automaatselt (saatjaid teavitades). See tähendab, et puhkuselt saabudes on postkastis täpselt sama arv lugemata kirju, kui puhkusele minnes. Kiibitootja Intel katsetas poliitikat, kus teisipäeviti olid 4 esimest töötundi e-kirja vabad. Algatus teenis valdava osa töötajate heakskiidu.

Ei, e-kirjad pole iseenesest kaugeltki halvad. Naid aitavad meil tihti teha oma tööd kiiresti ja efektiivselt. Kuid samas peame teadvustama, et e-kirjad võivad olla tõeline frustratsiooni ja stressi allikas. Lisaks on leitud, et e-posti kasutamise aktiivsuse ja halva meeleolu vahel on selge korrelatsioon. Kommunikatsioonitehnoloogia areng pole muutnud mitte ainult seda, mida ja kuidas me teeme, see muudab ka meid endid.

Kolumn ilmus ajakirjas Director 2015. aasta mainumbris.

RSS 2.0 voog selle postituse kommentaaride jaoks. You can leave a response, or trackback from your own site.