Miks toimivad lihtsad reeglid paremini?

Üldlevinud arvamus ütleb, et ametnikud on lollid. Meid suurt ei üllata, kui avalikkuse ette jõuab mõni järjekordne ametkondlik lollus. Et nüüdsest tuleb tapeedi vahetamiseks või koerakuudi ehitamiseks tellida ehitusprojekt, kooskõlastada see Eriti Tähtsate Asjade Ministeeriumis ja seejärel maksta alampalgani küündiv riigilõiv. Või siis avastatakse, et äritegevuse peamine eesmärk on maksudest kõrvalehiilimine.

Lugedes selliseid uudiseid tekib küsimus, kas lugupeetud ametnikel pole tõesti midagi targemat teha, kui tõestada oma vajalikkust järjekordse pseudoprobleemi tekitamisega? See muidugi ei tähenda, et mõni erafirma jääks juhtimislolluste tootmises ministeeriumidele alla, lihtsalt erafirmade produtseeritud mõttetused jõuavad avalikkuse tähelepanuorbiiti tunduvalt harvem.

Ametnikud, vähemalt lõviosa neist, pole ju tegelikult lollid. Tapeedipanemise reguleerimine seadusega on lihtsalt üks sümptomitest, mis osundab sügavamale probleemile. See on võimetus näha süsteemi toimimist tervikuna ja soov lahendada probleeme kõige (üle)reguleerimisega. Nii sünnivadki aina uued ja uued kihid eeskirju ja reegleid, mis võivad küll olla põhjendatud süsteemi mõne osa seisukohalt, kuid muutuvad ühel hetkel kahjulikuks süsteemi kui terviku jaoks. Võib juhtuda, et mõne aja pärast hakkab asju mõni reegel toimima täiesti vastupidiselt oma esialgsele mõttele.

Soov organisatsioonide ja ühiskonna toimimist parandada aina täiuslikemate reeglite abil on meile 20. sajandist kaasa tulnud pärand. Juhtimissüsteemide juurutamine õpetas meile, et efektiivne juhtimine tähendab protsesside korraldamist viisil, kus võimalikult palju olukordi on reeglitega ära reguleeritud. Suhteliselt stabiilse väliskeskkonaga ajal võimaldas see organisatsioonide toimimist tõepoolest märkimisväärselt parandada. Täna, kus organisatsioonidel on tegemist, et muutuvate tingimustega kiirelt kohaneda, on paljude reguleerimiskihtide olemasolu muutunud pigem koormaks. Intuitiivselt me ilmselt tajume, et muutustega toimetulekuks on vaja ohverdada mingi osa keerukusest, kuid kartus kaotada kontroll (mida tuntakse kaotuse vältimise sündroomina – loss aversion) suunab meid endiselt lahendusi otsima reegliterägastikust.

Mitmed teadlased on täheldanud, et organisatsioonide elujõudu mõjutavad samad tegurid, mis ökosüsteemegi. Ökosüsteemid hoolitsevad paindlikkuse säilitamise eest, et kohaneda ja ellu jääda ka siis, kui keskkonda peaks tabama mingi ootamatu sündmus. Natuke teise nurga alt, kuid samale järeldusele jõuavad ka Donald Sull ja Kathleen Eisenhardt raamatus “Simple Rules” (Lihtsad reeglid).

Sull ja Eisenhardt kirjutavad, et lihtsad reeglid töötavad paremini kolmel põhjusel. Esiteks, nad säilitavad organisatsioonides paindlikkuse, et uue võimaluse avanedes või olude muutumisel vajadusel kurssi muuta. Samas säilitavad lihtsad reeglid teatava järjepidevuse. Teiseks aitavad lihtsad reeglid vastu võtta paremaid otsuseid. Kui aega ja informatsiooni napib, muudab keerukas reeglitedžungel nii inimestel, organisatsioonidel kui valitsusel otsustamise aeglaseks ja raskeks. Lihtsate reeglite puhul on otsustusprotsess kiirem ja lihtsam ning pole ime, kui tulemus saab parem võrreldes olukorraga, kus protsess on komplitseeritud. Lõpetuseks, hoides asjad lihtsana, on inimestel ka lihtne omavahelist koostööd jooksvalt kohandada, võimaldades nii kiiremini eesmärkide poole liikuda.

Vähendades tarbetut keerukust vähendame kõigele lisaks ka frustratsiooni, mis tekib, kui inimesed ei suuda enam kõikides reeglites järge pidada. Ühtlasi pakub lihtsamate reeglite järgi tegutsemine hoopis suuremat mõnu, sest inimestel pole enam vaja siluda tunnetuslikku ebakõla süsteemi eesmärkide ja tegeliku elu vahel. Klassikutel oli õigus: “Keeruliseks ära sina oma elu ise ela”.

Kolumn ilmus ajakirja Director 2015. aasta detsembrinumbris

RSS 2.0 voog selle postituse kommentaaride jaoks. You can leave a response, or trackback from your own site.